perencanaan strategis

1.       Perencanaan

Perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya , perbedaan pelaksanan adalah hasil tipe dan tingkat perencanaan yang berbeda pula. Perencanaan dalam organisasi adalah esensial, karena dalam kenyataannya perencanaan memegang peranan lebih penting dibanding fungsi-fungsi manajemen lainya.

Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi diwaktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilasanakan pada saat rencana dibuat.

Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret. Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang. Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.

2. Pentingnya suatu perencanaan

Perencanaan dalam suatu perusahaan memiliki peran penting dalam keberhasilan perusahaan tersebut, yakni untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non manajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi, sehingga kerja organisasi menjadi lebih efesien.

Selain itu perencanaan sangat penting untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya serta untuk meminimalisir pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan ketidakefensiensi dalam perusahaan.

Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

3.       Hubungan perencanaan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya

Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantungdan berinteraksi.

1. Pengorganisasian dan penyusunan personalia

Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan menunjukan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi.

2. Pengarahan

Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.

3. Pengawasan

Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering d sebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

4.       Jenis-jenis perencanaan

Menurut Asnawir Ada tujuh jenis-jenis perencanaan, yang kesemua itu dilihat dari sudut pandang berbeda, di antara jenis-jenis perencanaan tersebut adalah:

1. Dilihat dari segi waktu

Dari segi waktu perencanaan dapat dibagi menjadi tiga yaitu:

a.       Perencanaan jangka panjang, yang termasuk dalam perencanaan jangka panjang adalah rentang waktu sepuluh sampai tiga puluh tahun. Perencanaan ini bersifat umum, dan belum terperinci.

b.      Perencanaan jangka menengah, biasanya mempunyai jangka waktu antara lima sampai sepuluh tahun.

c.       Perencanaan jangka pendek, yaitu perencanaan yang mempunyai jangka waktu antar satu tahun sampai lima tahun.

2. Dilihat dari segi sifatnya

Perencanaan dibagi menjadi dua yaitu:

1. Perencanaan kuantitatif, yang termasuk perencaan kuantitatif adalah semua target dan sasaran dinyatakan dengan angka-angka.
2. Perencanaan kualitatif adalah perencanaaan yang ingin dicapai dinyatakan secara kualitas.

3. Perencanaan dari segi luas wilayah

Perencanaan pendidikan dipandang dari segi luas wilayah dapat dibagi menjadi empat, yaitu:

1. Perencanaan lokal, yaitu perencanaan yang disusun dan ditetapkan oleh lembaga-lembaga yang ada di daerah-daerah dengan sifat yang terbatas.
2. Perencanaan regional adalah perencanaan yang ditetapkan di tingkat propinsi.
3. Perencanaan nasional, adalah perencanaan di suatu Negara dan dijadikan dasar untuk perencanaan local dan regional.
4. Perencanaan internasional yaitu perencanaan oleh beberapa Negara yang melewati batas-batas suatu negara yang dilaksanakan melalui dari Negara-negara tersebut.

4. Perencanaan dari segi luas jangkauan

Terbagi menjadi dua yaitu:

1. Perencanaan makro yaitu perencanaan yang bersifat universal, menyeluruh dan meluas.
2. Perencanaan mikro adalah perencanaan yang ditetapkan dan di susun berdasarkan kondisi dan situasi tertentu.

5. Dari segi prioritas pembuatnya

Perencanaan dapat dibagi menjadi tiga:

1. Perencanaan sentralisasi, yaitu perencanaan yang ditentukan oleh pemerintah pusat pada suatu Negara.
2. Perencanaan desentralisasi yaitu perencanaan yang di susun oleh masing-masing wilayah.
3. Perencanaan dekonsentrasi yaitu perencanaan gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi.

6. Dari segi obyek

Perencanaan dibagi menjadi dua:

1. Perencanaan rutin yaitu perencanaan yang di susun untuk jangka waktu tertentu yang dilakukan setiap tahun.
2. Perencanaan eksendental, yaitu perencanaan yang di susun sesuai dengan kebutuhan yang mendesak pada saat tertentu.

7. Dari segi proses

Perencanaan dapat dibagi menjadi tiga kelompok:

1. Perencanaan filosofikal, yaitu perencanaan yang bersifat umum, hanya berupa konsep-konsep dari nilai yang bersifat ideal dan masih memerlukan penafsiran-penafsiran dalam bentuk program.
2. Perencanaan programial adalah perencanaan berupa penjabaran dari perencanaan filosofikal.
3. Perencanaan operasional yaitu perencanaan yang jelas dan dapat dilakukan.

5. Proses penyusunan perencanaan

Proses perencanaan adalah merupakan bagian proses kegiatan manajemen dalam menyusun perencanaan, pengerakan pelaksanaan, koordinasi, pengendalian dan pengawasan serta penilaian. Proses penyusunan perencanaan terdiri atas:

1. Merumuskan Misi dan Tujuan   

Usaha sistematis formal untuk menggariskan wujud utama dari perusahaan , sasaran – sasaran, kebijakan – kebijakan dan strategi untuk mencapai sasaran-sasaran dan wujud utama perusahaan yang bersangkutan.

2. Memahami Keadaan Saat ini

Perencanaan menyangkut jangkauan masa depan dari keputusan-keputusan yang dibuat sekarang, untuk mengenal sistematis peluang dan ancaman dimasa mendatang. Dengan pilihan langkah-langkah yang tepat akan lebih menguntungkan perusahaan. Meliputi jangka pendek dan sampai jangka panjang.

3. Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya Tujuan

Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini mungkin diidentifikasi, agar persiapan dapat dilakukan. Disatu pihak perusahaan dapat meraih kemudahan dan manfaat optimal dengan kesempatan yang tersedia.

4. Menyusun rencana Kegiatan untuk mencapai Tujuan

Tujuan dapat dicapai dengan beberapa cara, diantaranya adalah :

Ø  Menyusun berbagai alternatif kebijaksanaan dan tindakan-tindakan yang mungkin dapat dipilih.

Ø  Menilai dan membandingkan untung rugi setiap alternatif kegiatan kebijakan.

Ø  Memilih dan menetapkan suatu alternatif yang paling cocok dan baik diantara alternatif-alternatif lain.

6. Pendekatan dalam perencanaan

 Ada tiga macam pendekatan dalam proses perencanaan :

• Pendekatan perkembangan yang menguntungkan.

·         Pendekatan SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunity, Treath)

Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, opportunities, threats = kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman). Melalui analisis SWOT akan melahirkan program Pendidikan nonformal yang realistis dan sesuai kebutuhan sasaran.

KONSEP ANALISIS SWOT

SWOT merupakan singkatan dari kata Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman). Menurut Sihombing (2000), kata Threats mengandung unsur yang negatif, sehingga lebih cenderung menggunakan kata yang mengandung unsur positif yaitu tantangan (Challenges). Pengubahan ancaman menjadi tantangan karena dia melihat bahwa ancaman kalau dikelola dengan tepat dapat berubah menjadi peluang, sedangkan tantangan selalu berisi peluang. Sehingga pendekatannya menjadi SWOC.

Ø  Kekuatan Maksud kekuatan dalam analisis ini adalah faktor-fakor yang mendukung penyelenggaraan program, serta diakui eksistensinya oleh semua pihak (masyarakat). Contoh kekuatan-kekuatan yang ada pada program pendidikan luar sekolah antara lain dapat menggunakan fasilitas-fasilitas yang ada di masyarakat tanpa harus memenuhi persyaratan tertentu/ ketat, yang tidak mungkin dipenuhi oleh masyarakat. Fasilitas-fasilitas tersebut, antara lain, balai desa, gedung SD dan Puskesmas yang kosong, gedung milik Yayasan ataupun rumah-rumah penduduk. Penilik PLS dapat melakukan bimbingan kepada penyelenggara program PLS kapan saja tanpa terikat oleh jam kantor.

Ø  Kelemahan Maksud kelemahan dalam analisis ini adalah permasalahan yang timbul dari penyelenggaraan program dan hasilnya. Permasalahan merupakan kelemahan yang dapat berubah menjadi tantangan kelancaran pelaksanaan tugas/ program. Sebagai contoh disebutkan bahwa maasih banyak gedung-gedung yang ada , baik milik pemerintah maupun milik yayasan/ swasta belum semua termanfaatkan sebagai tempat belajar. Hal ini disebabkan oleh beberapa hal, antara lain: (a) rendahnya kesungguhan petugas (penilik/tenaga TLD/ penyelenggara program) dalam mendekati pihak-pihak yang memiliki gedung kosong, untuk dapat dimanfaatkan, (b) masyarakat belum memahami secara baik dan benar tentang penting dan keuntungan, jika program PLS diberikan tempat belajar, (3) rendahnya perhatian pemerintah pada penyediaan tempat belajar program PLS

Ø  Peluang Maksud peluang dari analisis ini adalah hal-hal atau faktor-faktor dari luar program yang kalau dicermati dan dimanfaatkan dengan baik dapat menjadi tumpuan harapan dimasa depan. Contoh hingga saat ini masih cukup banyak tenaga terdidik yang belum mendapatkan pekerjaan sesuai dengan keinginannya; sehingga mereka masih menganggur dan dapat dimanfaatkan sebagai tenaga pendidik (tutor/ fasilitator) dalam program-pogram PLS.

Ø  Tantangan Maksud tantangan dalam analisis ini adalah hal-hal yang harus diatasi, direbut, diperbaiki dan ditingkatkan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dalam usaha mencapai tujuan. Tantangan bukan penghambat, tetapi perangsang untuk mendorong perencana pendidikan luar sekolah untuk lebih kreatif dan dinamis. Tantangan dapat berubah menjadi peluang bagi perencana yang tidak berperilaku apatis, statis dan mudah puas. Contoh tantangan, penyebaran pemukiman baik warga belajar maupun tenaga kependidikan, serta mobilitas warga belajar merupakan tantangan besar dalam pembentukan dan dalam mempertahankan kelangsungan kegiatan/ program PLS. Untuk itu, tantangantantangan yang dihadapi adalah (a) menempatkan kelompok belajar yang dapat terjangkau baik oleh warga belajar maupun tenaga kependidikan /tutor, dan (b) menemukan strategi-strategi untuk mempertahankan keutuhan kelompok minimal sampai mereka menyelesaikan satu program pembelajaran.

•  Pendekatan portfolio dan kesenjangan perencanaan

7. Ciri-ciri rencana yang baik

Menurut P.Siagian Sondang, suatu rencana yang baik seyogyanya memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Rencana harus mempermudah tercapainya tujuan yang telahditentukan sebelumnya.
2. Rencana harus dibuat oleh orang –orang yang sungguhmemahami tujuan organisasi
3. Rencana harus disertai oleh suatu perincian yang diteliti.
4. Rencana tidak boleh terlepas sama sekali dari pemikiranpelaksana.
5. Rencana harus bersifat sederhana.
6. Rencana harus merupakan “forecasting” (ramalan)

8. Efektifitas perencanaan

Beberapa kriteria yang digunakan untuk menentukan apakah suatu rencana dianggap efektif atau tidak sebagai berikut:

1. Kegunaan                                            : Agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya yang lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan,dan sederhana.
2. Ketepatan dan objektivitas         : Rencana-rencana harus di evaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas. Nyata dan akurat. Berbagi keputusan dankegiatan manajemen lainnya hanya efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat.
3. Ruang lingkup                                    : Perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan (comprehensiveness), kepaduan (unity) dan konsistensi.
4. Efektivitas biaya                               : Efektivitas biaya perencanaan dalam hal ini adalahmenyangkut waktu,usaha dan aliran emosional.
5. Akuntabilitas                                      : Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan :

Ø  Tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan

Ø  Tanggung jawab atas implementasi rencana.

6. Ketepatan waktu                             : Para perencana harus membuat berbagai perencanaan.Berbagai perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkanrencana tidak tepat atau sesuai untuk berbagai perbedaan waktu.

 sumber referensi: berbagai sumber yang ada di internet ._.